Policy för visselblåsning

Innehåll

  1. Syftet med vår visselblåsarfunktion

  2. Vem kan anmäla och med vilket skydd?

  3. Vad kan anmälas?

  4. Hur görs en anmälan?

  5. Vad ska en anmälan innehålla?

  6. Hantering av anmälan

  7. Möjlighet till anonymitet

  8. Information om behandling av personuppgifter

  9. Möjlighet att rapportera missförhållanden till myndighet

  10. Möjlighet att offentliggöra information om missförhållanden

1 Syftet med vår visselblåsarfunktion

1.1 Denna visselblåsarpolicy syftar till att hantera anmälningar som sker genom InArea Group ABs (”Företaget”) visselblåsarfunktion Trumpet (”Trumpet”), administrerat av den oberoende rådgivaren Whitepaper Advisors Sweden AB (”WPA”).

1.2 För Företaget är det viktigt att missförhållanden blir kända så tidigt som möjligt så att risken för personliga, materiella och immateriella skador samt skador på Företagets anseende minimeras. Genom denna policy ska visselblåsare, som är beredda att signalera om missförhållanden veta att de är viktiga resurser för Företaget varför Företaget strävar efter att säkerställa ett företagsklimat där visselblåsare känner att de tryggt och utan rädsla kan rapportera missförhållanden.

2 Vem kan anmäla och med vilket skydd?

2.1 En anmälan genom Trumpet kan lämnas av samtliga som på något sätt representerar eller är verksamma i Företaget i arbetsrelaterade sammanhang. Detta inbegriper styrelsemedlemmar, alla anställda (tillsvidareanställda, provanställda, visstidsanställda, heltids- och deltidsanställda), praktikanter, volontärer, konsulter eller andra uppdragstagare och inhyrd personal (bemanningspersonal) i Företaget. Även aktieägare som är verksamma i Företaget kan rapportera genom Trumpet, liksom personer som ingår i Företagets kontrollorgan, såsom revisorer.

2.2 Den som anmäler missförhållanden som berörs av denna policy (se nedan i punkt 3) är skyddad mot repressalier, vilket innebär att inga negativa effekter ska drabba en visselblåsare eller en närstående till denna med anledning av att personen gjort en anmälan. Detta skydd förutsätter att anmälan är gjord i god anda, att visselblåsaren hade skälig anledning att anta att informationen om missförhållandet var sann och att rapporteringen gjorts på något av de sätt som anges i denna policy. Skyddet enligt denna punkt omfattar inte bara visselblåsaren, utan även dennes kollegor, fackliga representanter eller skyddsombud som bistår med hjälp samt visselblåsarens arbetsgivare eller företag om visselblåsaren exempelvis är bemanningspersonal eller konsult på Företaget. Om en visselblåsare upplever sig ha blivit utsatt för repressalier för att denne eller någon annan har rapporterat missförhållanden behöver vederbörande omedelbart ta kontakt med Rikard Fransson, Hans Förster eller Karim Al-Asi. Notera att skyddet inte hindrar Företaget från att vidta åtgärder mot visselblåsaren på andra grunder än dennes anmälan.

2.3 Den som anmäler missförhållanden som berörs av denna policy är skyddad mot de allra flesta normalt förekommande tystnadsplikter, förutsatt att den lämnade informationen var nödvändig att lämna för att avslöja missförhållanden – skyddet omfattar inte överskottsinformation som inte rimligen behöver lämnas för att avslöja missförhållandet. Skyddet gäller oavsett om tystnadsplikten följer av avtal eller lag, men omfattar ej s.k. kvalificerade tystnadsplikter. Exempel på kvalificerade tystnadsplikter som inte omfattas av ansvarsfriheten är exempelvis brott mot tystnadsplikter till skydd för rikets säkerhet eller avseende försvarsuppfinningar. Andra tystnadsplikter som inte får brytas genom hänvisning till visselblåsarlagstiftningen är sådan som gäller till förmån för privatpersoner inom hälso- och sjukvård samt flera tystnadsplikter som gäller inom pedagogisk verksamhet. Notera att skyddet mot tystnadsplikter inte ger visselblåsaren någon rätt att lämna ut handlingar eller dokument.

2.4 Tänk på att det inte finns något repressalieskydd om visselblåsaren i och med rapporteringen gör sig skyldig till brott. För att skyddet beskrivet i punkt 2.2-2.3 ska gälla krävs även att visselblåsaren lämnar sin anmälan genom Trumpet, genom rapport till myndighet i enlighet med punkt 9 eller genom offentliggörande i enlighet med förutsättningarna som anges i punkt 10.

3 Vad kan anmälas?

3.1 En anmälan via visselblåsarfunktionen Trumpet ska grunda sig i konkreta misstankar. Visselblåsaren ska ha skälig anledning att tro att den information som denne lämnar är sann, men behöver inte ha bevis för sin misstanke. Anmälningar som enbart görs på grund av rykten eller hörsägen omfattas inte av skyddet beskrivet i punkt 2.2-2.3 – som utgångspunkt ska visselblåsaren ha förstahandsinformation. Ingen anklagelse får göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Falska eller illvilliga anklagelser är ett allvarligt brott mot anställningsavtalet, och det finns inget repressalieskydd vid falska eller illvilliga anmälningar.

3.2 För att en anmälan ska få rapporteras via Trumpet krävs att anmälan avser en händelse eller omständigheter inom ramen för Företagets verksamhet, eller en konkret misstanke om att sådana händelser eller omständigheter kan uppstå, som avser:

  • missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram (se punkt 3.3), eller

  • i vissa fall, brott mot lagstiftning på utpekade områden (se punkt 3.4).

En anmälan som uppfyller något av kriterierna ovan benämns inom ramen för Företagets in-terna regelverk för kvalificerad anmälan.

3.3 Med ”missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram” (enligt punkt 3.2) avses missförhållanden som en bredare allmänhet har ett intresse av att de kommer till kännedom och utreds, exempelvis ekonomisk brottslighet såsom mutor och förfalskning, korruption, bokföringsbrott och annan överträdelse av redovisnings- och skattelagstiftning. Andra exempel är missförhållanden som rör allvarliga miljöbrott, stora brister i säkerhet-en på arbetsplatsen samt mycket allvarliga former av diskriminering.

3.4 Brott mot lagstiftning på följande områden kan anses vara ett sådant förhållande som kan medföra att en anmälan anses vara kvalificerad – även utan att allmänheten kan sägas ha ett intresse av det kommer fram:

  • Offentlig upphandling

  • Finansiella tjänster, produkter och marknader

  • Finansiering av terrorism

  • Produktsäkerhet

  • Miljöskydd

  • Transportsäkerhet

  • Fodersäkerhet samt djurs hälsa och välbe-finnande

  • Folkhälsa

  • Skydd för privatlivet och personuppgifter

  • Nätverks- och informationssäkerhet

  • Konkurrensregler

  • Bolagsskatteregler

  • Förhindrande av penningtvätt

  • Livsmedelssäkerhet

  • Produktöverenstämmelser

  • Konsumentskydd

  • Handlingar som riktar sig mot EU:s finansi-ella intressen

  • Strålsäkerhet och kärnsäkerhet


3.5 Skulle visselblåsaren känna sig osäker på om dennes anmälan avser sådana förhållanden som omfattas av denna policy bör vederbörande rådgöra med exempelvis en facklig representant innan rapportering sker.

Vad ska inte anmälas?

3.6 Andra typer av ärenden än de som framgår av punkterna 3.1-3.4 ovan ska hanteras genom anmälan till närmaste chef, till chefens chef, eller till annan liknande person i ledande befattning, alternativt skyddsombud eller annan facklig representant om visselblåsaren är fackligt ansluten. Sådana anmälningar kan omfattas av repressalieförbud eller liknande skydd som följer av andra regler än visselblåsarlagstiftningen, men inte nödvändigtvis i den utsträckning som det skydd som följer av denna policy.

3.7 Ärenden som inte berörs av denna policy, och som inte ska rapporteras genom Trumpet, kan exempelvis vara händelser som det inte finns ett allmänintresse av att de kommer fram och utreds, till exempel allmänt missnöje med hur verksamheten bedrivs eller med ledarskap, lön eller andra vanliga personalärenden. Samma sak gäller arbetsmiljöfrågor som inte är av mycket allvarlig karaktär.

3.8 En anmälan som inte uppfyller kriterierna för en anmälan i visselblåsarfunktionen enligt punkterna 3.1-3.4 ovan benämns inom ramen för Företagets interna regelverk för okvalificerad anmälan. En okvalificerad anmälan kommer inte att hanteras som en visselblåsning. Om en anställd gör en okvalificerad anmälan kommer vederbörande att informeras därom och anmälan kommer att raderas från Trumpet inom tre veckor. Den anställda kan i så fall i stället vända sig till sådana personer som anges i punkt 3.6 ovan.

4 Hur görs en anmälan?

4.1 Misstankar om missförhållanden kan anmälas till Trumpet via webbformulär, via telefon eller via brev. Anmälan kan ske dygnet runt alla dagar i veckan.

Anmälan via webbsida, telefon eller brev

4.2 En anmälan via Trumpets webbformulär, telefon eller brev görs via särskild länk på Företagets hemsida där det framgår hur anmälan ska lämnas. Alternativt skriver visselblåsaren in adressen InAreaGroup.trumpet-whistleblowing.eu/ på valfri enhet (dator, surfplatta eller mobiltelefon) för att komma till visselblåsarfunktionen Trumpet. Om visselblåsaren väljer att lämna sin anmälan på annat sätt än via Trumpets webbformulär är det viktigt att vederbörande lämnar nå-gon form av kontaktuppgift för att kunna erhålla sina inloggningsuppgifter till ärendehanteringssidan i Trumpet. På ärendehanteringssidan ges återkoppling på anmälan och här kan även visselblåsaren hålla kontakten med ärendehandläggarna (se punkt 6.4 nedan).

Anmälan genom fysiskt möte

4.3 Anmälan kan även göras genom ett fysiskt möte. Om någon önskar begära ett fysiskt möte för att lämna en anmälan om förhållanden som avses i punkterna 3.1-3.4 ovan kan en begäran lämnas genom webbformuläret, via telefon eller via brev. Den som vill begära ett fysiskt möte behöver lämna sina kontaktuppgifter så att Trumpet kan ta kontakt i syfte att boka in ett möte. Vänligen observera att anonymitet inte kan utlovas om rapporteringen sker genom ett fysiskt möte.

5 Vad ska en anmälan innehålla?

5.1 I anmälan ska all fakta beskrivas och påståenden utvecklas så noggrant och detaljerat som möjligt. Allt som kan ha relevans för anmälan ska redogöras. Informationen som lämnas ska vara så korrekt och detaljerad som möjligt. En anmälan ska, om möjligt, innehålla åtminstone följande information:

  • vad anmälan avser,

  • vem eller vilka som är inblandade,

  • var incidenten hände,

  • när i tiden incidenten hände och

  • om det var en engångsföreteelse eller om problemet pågående eller återkommande.

5.2 I Trumpet finns möjlighet att kommunicera med ärendehandläggarna – även vid begärd anonymitet. Genom en kommunikationssida i systemet kan ärendehandläggarna ställa frågor och lämna återkoppling till visselblåsaren. Det är därför viktigt att visselblåsare som vill vara anonyma skriver ner de tilldelade inloggningsuppgifterna för fortsatt åtkomst till kommunikationssidan.

6 Hantering av anmälan

6.1 Anmälningar som sker genom Trumpet hanteras av en begränsad krets av personer som lyder under strikt sekretessåtagande. I denna begränsade krets av personer ingår:

  • särskilt behöriga personer hos WPA, samt

  • Företagets visselblåsarkommitté, som innefattar personer verksamma i Företaget som särskilt utsetts till att hantera inkommande visselblåsningar. (”Visselblåsarkommittén”).

Om anmälan berör någon i Visselblåsarkommittén kommer en alternativ kommitté att sättas samman i vilken sådan berörd person inte ingår.

6.2 Inom sju (7) dagar efter att anmälan har lämnats kommer visselblåsaren få en mottagningsbekräftelse på kommunikationssidan i Trumpet. På denna sida kan även visselblåsaren interagera med ärendehandläggarna.

6.3 En anmälan kommer att hanteras respektfullt, försiktigt, med sekretess, och med hänsyn till samtliga inblandade individers integritet. En anmälan kommer vidare att hanteras skyndsamt och beslut om åtgärder kommer att fattas snarast möjligt, dock aldrig på bekostnad av kvalitet eller rättssäkerhet för individen eller individerna som är föremål för anmälan.

6.4 Oavsett om en anmälan bedöms som kvalificerad eller okvalificerad kommer visselblåsaren att få återkoppling om den bedömning som görs. Om anmälan bedöms vara kvalificerad kommer visselblåsaren även få återkoppling avseende den fortsatta handläggningen av ärendet. Återkoppling kommer att tillgängliggöras senast tre (3) månader efter genomförd anmälan, men oftast tidigare, på den sida i Trumpet där visselblåsaren kan kommunicera med ärendehandläggarna.

7 Möjlighet till anonymitet

7.1 Anmälningar i visselblåsarfunktionen kan ske antingen:

  • helt anonymt,

  • öppet i förhållande till såväl WPA som Visselblåsarkommittén/alternativ kommitté och Företaget.

7.2 Om visselblåsaren önskar sker kommunikation med bibehållen anonymitet och sekretess genom Trumpet.

7.3 Om visselblåsaren väljer att vara öppen med sin identitet kommer dennes uppgifter hanteras med sekretess och hemlighållas så långt det är legalt möjligt. Vid anmälan som leder till en polisanmälan eller annan rättslig åtgärd, kan Företaget eller WPA dock bli tvungen att lämna ut visselblåsarens personuppgifter (exempelvis för att personen kan behöva vittna i en rätte-gång). I en sådan situation kommer visselblåsaren alltid att informeras innan hens person-uppgifter lämnas vidare.

7.4 Anonymitet kan ej utlovas om visselblåsaren väljer att rapportera genom ett fysiskt möte. Om anmälan lämnas in genom brev eller telefon behöver visselblåsaren lämna någon form av kontaktuppgift om denne vill få en bekräftelse på mottagandet av, eller återkoppling på, anmälan. Om visselblåsaren vill vara anonym även i förhållande till WPA är det viktigt att anmälaren noga överväger vilka kontaktuppgifter denne lämnar.

8 Information om behandling av personuppgifter

8.1 Personuppgifter som lämnas via Trumpet hanteras i enlighet med bestämmelserna i data-skyddsförordningen, annan tillämplig lagstiftning, och Företagets vid anmälningstillfället gällande personuppgiftspolicy som finns tillgänglig på hemsidan. För sådana uppgifter är Företaget personuppgiftsansvarig och WPA personuppgiftsbiträde. Detta inkluderar visselblåsa-rens personuppgifter om denne väljer att vara öppen mot Visselblåsarkommittén/alternativ kommitté och Företaget.

8.2 Personuppgifter som förekommer i anmälningar omfattas av en lagstadgad tystnadsplikt som förhindrar obehörigt röjande. Tystnadsplikten hindrar inte behörigt röjande av personuppgifter, såsom exempelvis då personuppgifterna behöver vidarelämnas till polis eller annan myndighet.

9 Möjlighet att rapportera missförhållanden till myndighet

9.1 Utöver att använda Företagets egen visselblåsarkanal har visselblåsaren möjlighet att lämna sin anmälan till en myndighet. Detta kallas ”extern rapportering”. Vid extern rapportering får visselblåsaren samma skydd som om denne använder Företagets egen visselblåsarkanal och kan rapportera om samma typ av missförhållanden som beskrivs i punkt 3.1-3.3 ovan. Den primära skillnaden mellan att använda Företagets visselblåsarkanal och externa rapporterings-förfaranden är att vid extern rapportering är det en myndighet som tar emot anmälan och följer upp på den – inte Företaget. Företaget får alltså som utgångspunkt inte del av anmälan och det är upp till den aktuella myndigheten att avgöra vad som delges Företaget.

9.2 Den som vill göra en anmälan behöver vara medveten om att olika myndigheter ansvarar för rapporter om missförhållanden på olika områden. Exempelvis hanterar Integritetsskyddsmyn-digheten rapporter om överträdelser av personuppgiftslagstiftning. Vilka förfaranden som tilllämpas samt vilka tillvägagångssätt den som vill göra en anmälan kan använda för att rappor-tera kan variera mellan olika myndigheter, men visselblåsaren kommer alltid att kunna lämna sin anmälan muntligen, skriftligen eller genom ett fysiskt möte.

Det finns en stor mängd olika myndigheter som har i uppdrag att sköta de externa rapporte-ringsförfarandena på olika områden. För en uttömmande lista över vilka myndigheter som ansvarar för vilka områden, samt för kontaktuppgifter till respektive myndighet, hänvisar vi den som vill göra en anmälan till Arbetsmiljöverkets hemsida (Länk: Lista över myndigheter med ansvar enligt ansvarsområde enligt förordning 2021:949 - Arbetsmiljöverket (av.se)).

10 Möjlighet att offentliggöra information om missförhållanden

10.1 Skydd vid visselblåsning enligt denna policy (se punkt 2.1-2.4 ovan) kan i vissa fall även fås om en visselblåsare offentliggör uppgifter om sådana missförhållanden som avses i punkterna 3.1-3.4 ovan. Offentliggörande kan exempelvis bestå av att visselblåsaren går till media med uppgifter om missförhållandena, eller publicerar informationen på en blogg eller på sociala medier.

10.2 Skyddet enligt punkterna 2.1-2.4 erhålls vid offentliggörande enbart om:

  • visselblåsaren rapporterat om missförhållandena till myndighet i enlighet med punkt 9 utan att myndigheten vidtagit några skäliga åtgärder för att komma till rätta med missförhållandet, eller om visselblåsaren inte fått återkoppling från myndigheten inom utsatt tid,

  • visselblåsaren har god anledning att tro att en rapportering till myndighet enligt punkt 9 ovan skulle leda till att visselblåsaren utsätts för repressalier eller att missförhållandet inte kan undanröjas, eller

  • visselblåsaren har en god anledning att tro att missförhållandet innebär en tydlig eller överhängande fara för någons liv, hälsa, säkerhet eller om det finns omfattande risk för miljöskador, eller har annat liknande skäl för att offentliggöra informationen.

10.3 Vi rekommenderar den som vill göra en anmälan att alltid rådgöra med facklig representant eller juridiskt ombud innan vederbörande offentliggör sådan information som omfattas av denna policys tillämpningsområde.

Meddelar- och anskaffarfrihet

10.4 I Sverige finns något som heter meddelarfrihet. Detta är en del av yttrandefriheten och berör alla personer som lämnar information i syfte att den ska publiceras och tillgängliggöras för of-fentligheten. Meddelarfriheten innebär att det allmänna – alltså stat, region och kommuner – inte får straffa den som meddelat information som publicerats. Notera att meddelarfriheten i sig inte hindrar att en privat arbetsgivare agerar på informationsgivandet. Meddelarfriheten gäller enbart om informationen delas med någon som är upphovsman till böcker, tidningar, TV- och radioprogram eller liknande publikationsmedium. Det kan alltså handla om att lämna uppgifter till en tv-reporter, tidningsjournalist eller författare. Meddelarfriheten gäller även om informationen lämnas till redaktioner eller utgivare, såsom en nyhets- eller tidningsredaktion. Det ska poängteras att meddelarfriheten har gränser – exempelvis finns ingen straffrihet om någon genom meddelande bryter s.k. kvalificerade tystnadsplikter.

10.5 I tillägg till meddelarfriheten gäller även något som kallas anskaffarfrihet. Anskaffarfriheten innebär att alla får leta fram information i vilket ämne som helst i syfte att publicera det eller för att utnyttja sin meddelarfrihet, utan att det allmänna – alltså stat, region och kommuner – får straffa personen. Anskaffarfriheten är dock begränsad på så vis att informationen inte får anskaffas genom vissa brottsliga handlingar – exempelvis, stöld, olaga avlyssning, olaga tvång, och dataintrång. Anskaffarfriheten hindrar inte att privata arbetsgivare agerar på an-skaffandet av informationen.